Ed Borel home page

CentralRegistry služi za analizu podataka o nabavi i prodaji roba, centralno naručivanje te praćenje trenutnog stanja zaliha po ljekarnama unutar ustanove.
Temelj funkcioniranja su Centralni šifrarnici (artikala, dobavljača,…) koji su, ovisno o ovlastima, dostupni korisnicima.
Podaci se u Centralni registar prikupljaju u realnom vremenu.
Osim prikaza podataka putem tablica, podatke je moguće exportirati u Excel datoteke ili prikazati grafički na ekranu.

Funkcionalni opis programa

Izvješća o nabavi i prodaji robe

Sva izvješća o nabavi i prodaji robe postoje u tri varijante:

• financijska izvješća za zadani period
• materijalna izvješća za zadani period
• financijska izvješća po mjesecima

Za svako izvješće o nabavi robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku.

Izvješća o nabavi robe s analitikom / podanalitikom su:

• Nabava po dobavljačima / ljekarnama
• Nabava po ljekarnama / dobavljačima
• Nabava po proizvođačima / ljekarnama
• Nabva po proizvođačima / dobavljačima

Za svako izvješće o prodaji robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku.

Izvješća o prodaji robe s analitikom / podanalitikom su:

• Prodaja po ljekarnama / sredstvima plaćanja
• Prodaja po proizvođačima / ljekarnama

Za svako izvješće o prodaji robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku

ili filter po željenom podatku, npr. ljekarni ili dobavljaču, proizvođaču...

Osim izvješća o nabavi i prodaji robe, za zadani period moguće je generirati izvješće o prihodima prema Excel tablici koju je definirala uprava.
Izvješće sadrži podatke o prihodima, za svaku ljekarnu i ukupno, od prodaje za gotovinu (i surogate gotovine), udio razlike u cijeni kod prodaje za gotovinu (apsolutni i postotni), prihod od veleprodaje, udio razlike u cijeni kod veleprodaje (apsolutni i postotni), prihod od HZZO-a, udio usluge u prihodu od HZZO (apsolutno i postotni), ukupan broj recepata u zadanom periodu te vrijednost zaliha po maloprodajnim cijenama na kraju zadanog perioda.

Izvješća nabave po ljekarnama / dobavljačima

Financijsko izvješće o nabavi po ljekarnama u zadanom periodu prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata, nabavnu vrijednost (bruto nabavnu vrijednost umanjenu za veleprodajni rabat), iznos pretporeza te fakturnu vrijednost, a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Materijalno izvješće o nabavi po ljekarnama u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu i ukupnu nabavnu vrijednost po artiklima, a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Financijsko izvješće po mjesecima za ljekarne prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata, nabavnu vrijednost, iznos pretporeza te fakturnu vrijednost, “razbijenu” po mjesecima, a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Izvješća nabave po dobavljačima / ljekarnama

Financijsko izvješće o nabavi po dobavljačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata, nabavnu vrijednost (bruto nabavnu vrijednost umanjenu za veleprodajni rabat), iznos pretporeza te fakturnu vrijednost po dobavljačima, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Materijalno izvješće o nabavi po dobavljačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu i ukupnu nabavnu vrijednost po artiklima i dobavljačima, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Financijsko izvješće po mjesecima za dobavljača prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
-bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata, nabavnu vrijednost, iznos pretporeza te fakturnu vrijednost po dobavljačima, “razbijenu” po mjesecima, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Izvješća nabave po proizvođačima / ljekarnama

Financijsko izvješće o nabavi po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata te nabavnu vrijednost (bruto nabavnu vrijednost umanjenu za veleprodajni rabat), a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Materijalno izvješće o nabavi po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu i ukupnu nabavnu vrijednost po artiklima i proizvođačima, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Financijsko izvješće po mjesecima za proizvođaže prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata te nabavnu vrijednost po proizvođačima, “razbijenu” po mjesecima, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Izvješća nabave po proizvođačima / dobavljačima

Financijsko izvješće o nabavi po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata te nabavnu vrijednost (bruto nabavnu vrijednost umanjenu za veleprodajni rabat), a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Materijalno izvješće o nabavi po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu i ukupnu nabavnu vrijednost po artiklima i proizvođačima, a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Financijsko izvješće po mjesecima za proizvođače prikazuje sljedeće kalkulativne elemente:
- bruto nabavnu vrijednost, iznos veleprodajnog rabata te nabavna vrijednost po proizvođačima, “razbijenu” po mjesecima, a moguće je prikazati i podanalitiku po dobavljačima

Izvješća prodaje po ljekarnama / sredstvima plaćanja

Financijsko izvješće o prodaji po ljekarnama u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- iznos maloprodaje po sredstvima plaćanja, iznos računa HZZO i iznos veleprodajnih računa ostalim

Materijalno izvješće o prodaji po ljekarnama u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu, iznos maloprodaje, iznos računa HZZO i iznos veleprodajnih računa ostalim, za svaki artikl

Financijsko izvješće po mjesecima za prodaju prikazuje sljedeće elemente:
- ukupnu vrijednost prodaje, “razbijenu” po mjesecima

Izvješća prodaje po proizvođačima / ljekarnama

Financijsko izvješće o prodaji po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- iznos prodane robe po proizvođačima razdjeljen na maloprodaju, račune HZZO i veleprodajne račune ostalim, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Materijalno izvješće o prodaji po proizvođačima u zadanom periodu prikazuje sljedeće elemente:
- količinu, iznos maloprodaje, iznos računa HZZO i iznos veleprodajnih računa ostalim, za svaki artikl, a moguće je prikazati i podanalitiku po ljekarnama

Financijsko izvješće po mjesecima prodaje po proizvođačima prikazuje sljedeće elemente:
- ukupna vrijednost prodaje, “razbijena” po mjesecima

Praćenje zaliha po ljekarnama

Iz programa Centrani Registar vidljive su baze replicirane iz ljekarni te je moguć uvid u trenutno stanje zaliha za svaku ljekarnu.
U stanju zaliha prikazana je i struktura (nabavna vrijednost, ukalkulirana marža, ukalkulirani PDV i maloprodajna vrijednost) razvrstana po tarifnim skupinama PDV-a.

Pregled robe bez izlaza po ljekarnama

U izvještaju "Pregled robe bez izlaza za zadani period po ljekarnama" možete vidjeti koji artikli nisu imali izlaze u odabranom vremenskom periodu.

Definiranje prodajne akcije

sdfs

Ostvarenje prodajne akcije

gfgddgd

Centralni šifrarnici

Za automatsku razmjenu podataka između lokalnih poslužitelja u ljekarnama i Centralnog poslužitelja putem replikacije te za njihovu konsolidaciju na nivou ljekarničkih ustanova kao i na nivou ustanove, potrebno je ustrojiti centralne šifrarnike.

Smisao centralnih šifrarnika je da se na jednom mjestu definiraju matični podaci o artiklima, kupcima, dobavljačima, ... koji se automatski putem replikacije prenose s centralnog poslužitelja na lokalne poslužitelje u ljekarnama.

Ljekarne koriste tako dobivene matične podatke iz centralnih šifrarnika i na temelju njih generiraju transakcije odnosno dokumente koji se replikacijom kopiraju s lokalnih poslužitelja u Centralnu bazu podataka.
Na taj način formira se Centralna baza podataka s transakcijama iz svih ljekarni s identičnim matičnim podacima što omogućava konsolidaciju podataka na razini ljekarničkih ustanova odnosno na razini ustanove.

Prilikom izgradnje centralnih šifrarnika potrebno je:

odrediti za koje matične podatke trebaju centralni šifrarnici
odrediti koji podaci se definiraju na strani centralnih šifrarnika, a koji se mogu mijenjati lokalno u ljekarnama
odrediti osobu ili osobe koje su zadužene za ažuriranje centralnih šifrarnika
definirati proceduru za dodavanje ili mijenjanje podataka u centralnom šifrarniku
prije tranzicije s lokalnih šifrarnika na centralni šifrarnik potrebno je „upariti“ lokalne podatke s centralnim

Matični podaci za koje se obvezno moraju formirati centralni šifrarnici zbog konsolidacije podataka u aplikaciji Centralni registar:

ljekarničke ustanove
ljekarne u sklopu ustanove
šifrarnik artikala
šifrarnik repromaterijala
šifrarnik tarifa poreza na dodanu vrijednost
šifrarnik dobavljača
šifrarnik kupaca
šifrarnik proizvođača

Matični podaci za koje predlažemo da se formiraju centralni šifrarnici:

međunarodna klasifikacija bolesti
liječnici
specijalisti
čekovi tekućih računa
kreditne kartice
države s kojima je potpisan sporazum o konvenciji
područni uredi HZZO
kategorije osiguranika HZZO
laboratorijski radovi

Šifrarnik artikala

Najkompleksniji centralni šifrarnik je svakako šifrarnik artikala. Prva i najvažnija odluka koju moramo donijeti u vezi centralnog šifrarnika artikala je da li se dopušta ljekarnama dodavanje, mjenjenje i brisanje artikala u centralnom šifrarniku ili ne. Budući da ne postoji način na koji bi programski mogli spriječiti dupliciranje artikala u centralnom šifrarniku, predlažemo da se artikli mogu dodavati samo na jednom mjestu.

Za formiranje šifrarnika artikala predlažemo sljedeću proceduru:

između postojećih šifrarnika izabrati jedan (najkompletniji, najuredniji ...)
utvrditi nomenklaturu tj. pravila po kojima se artiklu daje ime (npr. da li naziv počinje s nazivom proizvođača „Nivea krema“ ili tipom proizvoda „Krema Nivea“
uskladiti nazive artikala u izabranom šifrarniku s definiranom nomenklaturom
omogućiti svim ljekarnama „povezivanje“ s centralnim šifrarnikom
omogućiti ljekarnama slanje zahtjeva za otvaranje artikla koje ne mogu povezati jer artikli još ne postoje u centralnom šifrarniku
nadopunjavati centralni šifrarnik na temelju zahtjeva za otvaranjem artikala iz ljekarni
ponavljati korake 4 do 6 dok sve ljekarne ne povežu sve artikle
paralelno koracima 4 do 7 povezivati centralni registar na kataloge dobavljača od kojih će se roba naručivati putem interneta

Odrediti način postupanja s magistralnim i galenskim pripravcima.

Odrediti način postupanja sa artiklima tipa „sorto“. Predlažemo da se ukinu artikli tipa sorto jer je kod internetske narudžbe bitno da li se naručuje „fisherman's friend“ limun ili naranča.

Šifrarnik kupaca i dobavljača

U principu ažuriranje šifrarnika kupaca i dobavljača moglo bi se dozvoliti i u ljekarnama jer se putem poreznog broja može utvrditi jedinstvenost i spriječiti dupliciranje u centralnom registru. Posebno smatramo da bi bilo dobro omogućiti dodavanje kupaca lokalno u ljekarnama jer nije moguće predvidjeti gdje i kada će se pojaviti koji kupac.

Katalozi dobavljača

Centralno naručivanje

Centralno naručivanje odnosi se na dobavljače koji podržavaju internetsko naručivanje (trenutno Medika, Medical Intertrade, Oktal Pharma, Phoenix Farmacija i Belupo). Svakom od tih dobavljača, sukladno poslovnoj politici, određuje se minimalna mjesečna kvota za narudžbu i prioritet njenog ispunjenja.

Prilikom slanja narudžbe, program najprije gleda koji je dobavljač najviši po prioritetu i koliko je od njega naručeno robe u tekućem mjesecu. Ako je od dobavljača najvišeg po prioritetu u tekućem mjesecu naručeno robe manje od minimalne mjesečne kvote, narudžba se upućuje njemu. Eventualne defekture se automatski šalju sljedećem dobavljaču na listi prioriteta. Defekture od drugog dobavljača na listi prioriteta šalju se trećem, i tako sve do posljednjeg dobavljača.

Ako je za dobavljača najvišeg po prioritetu već ispunjena minimalna mjesečna kvota, narudžba se šalje sljedećem dobavljaču.

Određivanjei odobravanje minimalnih, optimalnih i maksimalnih zaliha i marži za svaku ljekarnu

U programu Centralni registar moguće je odrediti minimalnu, optimalnu i maksimalnu zalihu te maržu za svaku ljekarnu.

Pregled dokumenata ljekarni

Otpisi po ljekarnama

Parcijalne inventure po ljekarnama

Međuskladišnice po ljekarnama

Povrati u maloprodaji

Maloprodaja - prosječni iznos računa

Posudbe na dan po ljekarnama

Stanje zaliha na dan po ljekarnama

Praćenje korisnika trenutno prijavljenih u sustav

U programu Centralni Registar moguće je vidjeti tablicu trenutno prijavljenih korisnika. Osim trenutno prijavljenih, moguće je vidjeti i povijest priključivanja svakog korisnika.