CentralRegistry
služi za analizu podataka o nabavi i prodaji roba, centralno naručivanje te praćenje trenutnog stanja zaliha po ljekarnama unutar ustanove.
Temelj funkcioniranja su Centralni šifrarnici (artikala, dobavljača,…) koji su, ovisno o ovlastima, dostupni korisnicima.
Podaci se u Centralni registar prikupljaju u realnom vremenu.
Osim prikaza podataka putem tablica, podatke je moguće exportirati u Excel datoteke ili prikazati grafički na ekranu.

 

Funkcionalni opis programa:

Uvod


Opcija Centralni registar omogućuje uvođenje jedinstvenog šifrarnika artikala na nivou ustanove, centralno naručivanje prema dobavljačima, prijenos određenih dokumenata EskulapWin-a i njihovo pregledavanje u Centralnom registru (programu CentralRegistry).

Ljekarna prema Centralnom registru šalje:

•  zahjev za šiframa (nepovezani artikli s Centralnim registrom)
•  podatke o prometu
•  stanje zaliha
•  parcijalne inventure
•  otpise
•  posudbe
•  storno maloprodajnih računa

Da bi se koristili opcijama Centralnog registra potrebno je:

•  postaviti parametre za slanje i primanje podataka prema/od Centralnog registra
•  učitati katalog artikala Centralnog registra
•  povezati artikle ljekarne s artiklima Centralnog registra
•  za arikle kojih nema u katalogu Centralnog registra poslati zahtjev za šiframa

Transfer podataka između EskulapWin-a i Centralnog registra vrši se preko web servisa. Parametri za transfer podataka postavljanju se u opciji “Sistem”=>”Opcije i parametri”=> ”Centralni registar

Učitavanje kataloga centralnog registra

Katalog centralnog registra se, ovisno o postavljenim parametrima, može učitati s interneta ili iz baze podataka Centralnog registra. U oba slučaja katalog se učitava na isti način.
Učitavanje kataloga izvodi se u programu EskulapWin u opciji :
“Sistem”=>”Centralni registar”=>”Katalog” - lijevom tipkom miša kliknite na gumb “Internet

Povezivanje artikala ljekarne s artiklima centralnog registra

Artikli ljekarne (EskulapWin) mogu se povezati s artiklima Centralnog registra (CentralRegistry) automatski, ručno i iz primke.

AUTOMATSKO POVEZIVANJE
Prilikom automatskog povezivanja EskulapWin pokušava automatski povezati artikle s Centralnim registrom. Automatsko povezivanje artikala s Centralnim registrom izvodi se u opciji :
“Sistem”=>”Centralni registar”=>”Povezivanje” - lijevom tipkom miša kliknite na gumb “Auto iz CR

RUČNO POVEZIVANJE
Ručno povezivanje artikala s Centralnim registrom izvodi se u opciji :
“Sistem”=>”Centralni registar”=>”Povezivanje”

POVEZIVANJE U PRIMCI
Prilikom unosa novog artikla s primke, nakon pritiska na gumb "Novi" odaberite opciju "Centralni registar" i povežite ga s artiklom Centralnog registra

Slanje podataka ljekarne

Slanje prometa prema Centralnom registru izvodi se u programu EskulapWin u opciji :
Sistem”=>”Centralni registar”=>”Slanje prometa” tako da prvo odaberite period za koji želite poslati podatke, a zatim lijevom tipkom miša kliknite na gumb “Pošalji”.

Osim slanja prometa za odabrani period moguće je poslati i stanje zaliha i/ili posudbi na određeni dan tako da otvorite opciju :
Sistem”=>”Centralni registar”=>”Slanje stanja zaliha ” - odaberite dan za koji želite poslati stanje zaliha i/ili posudba, a zatim lijevom tipkom miša kliknite na gumb “Pošalji”.

Program podatke za odabrani period šalje u Centralni registar.
Program neće poslati podatke ako u odabranom periodu postoje artikli koji nisu povezani s Centralnim registrom. Nepovezani artikli biti će prikazani crvenom bojom, kao na slici dolje.

Povezivanje artikala prilikom slanja podataka

Centralni šifrarnici

Za automatsku razmjenu podataka između lokalnih poslužitelja u ljekarnama i Centralnog poslužitelja putem replikacije te za njihovu konsolidaciju na nivou ljekarničkih ustanova kao i na nivou ustanove, potrebno je ustrojiti centralne šifrarnike.

Smisao centralnih šifrarnika je da se na jednom mjestu definiraju matični podaci o artiklima, kupcima, dobavljačima, ... koji se automatski putem replikacije prenose s centralnog poslužitelja na lokalne poslužitelje u ljekarnama.

Ljekarne koriste tako dobivene matične podatke iz centralnih šifrarnika i na temelju njih generiraju transakcije odnosno dokumente koji se replikacijom kopiraju s lokalnih poslužitelja u Centralnu bazu podataka.
Na taj način formira se Centralna baza podataka s transakcijama iz svih ljekarni s identičnim matičnim podacima što omogućava konsolidaciju podataka na razini ljekarničkih ustanova odnosno na razini ustanove.

Prilikom izgradnje centralnih šifrarnika potrebno je:

  1. odrediti za koje matične podatke trebaju centralni šifrarnici
  2. odrediti koji podaci se definiraju na strani centralnih šifrarnika, a koji se mogu mijenjati lokalno u ljekarnama
  3. odrediti osobu ili osobe koje su zadužene za ažuriranje centralnih šifrarnika
  4. definirati proceduru za dodavanje ili mijenjanje podataka u centralnom šifrarniku
  5. prije tranzicije s lokalnih šifrarnika na centralni šifrarnik potrebno je „upariti“ lokalne podatke s centralnim

Matični podaci za koje se obvezno moraju formirati centralni šifrarnici zbog konsolidacije podataka u aplikaciji Centralni registar:

Matični podaci za koje predlažemo da se formiraju centralni šifrarnici:

Šifrarnik artikala

Najkompleksniji centralni šifrarnik je svakako šifrarnik artikala. Prva i najvažnija odluka koju moramo donijeti u vezi centralnog šifrarnika artikala je da li se dopušta ljekarnama dodavanje, mjenjenje i brisanje artikala u centralnom šifrarniku ili ne. Budući da ne postoji način na koji bi programski mogli spriječiti dupliciranje artikala u centralnom šifrarniku, predlažemo da se artikli mogu dodavati samo na jednom mjestu.

Za formiranje šifrarnika artikala predlažemo sljedeću proceduru:

  1. između postojećih šifrarnika izabrati jedan (najkompletniji, najuredniji ...)
  2. utvrditi nomenklaturu tj. pravila po kojima se artiklu daje ime (npr. da li naziv počinje s nazivom proizvođača „Nivea krema“ ili tipom proizvoda „Krema Nivea“
  3. uskladiti nazive artikala u izabranom šifrarniku s definiranom nomenklaturom
  4. omogućiti svim ljekarnama „povezivanje“ s centralnim šifrarnikom
  5. omogućiti ljekarnama slanje zahtjeva za otvaranje artikla koje ne mogu povezati jer artikli još ne postoje u centralnom šifrarniku
  6. nadopunjavati centralni šifrarnik na temelju zahtjeva za otvaranjem artikala iz ljekarni
  7. ponavljati korake 4 do 6 dok sve ljekarne ne povežu sve artikle
  8. paralelno koracima 4 do 7 povezivati centralni registar na kataloge dobavljača od kojih će se roba naručivati putem interneta

Odrediti način postupanja s magistralnim i galenskim pripravcima.

Odrediti način postupanja sa artiklima tipa „sorto“. Predlažemo da se ukinu artikli tipa sorto jer je kod internetske narudžbe bitno da li se naručuje „fisherman's friend“ limun ili naranča.

Šifrarnik kupaca i dobavljača

U principu ažuriranje šifrarnika kupaca i dobavljača moglo bi se dozvoliti i u ljekarnama jer se putem poreznog broja može utvrditi jedinstvenost i spriječiti dupliciranje u centralnom registru. Posebno smatramo da bi bilo dobro omogućiti dodavanje kupaca lokalno u ljekarnama jer nije moguće predvidjeti gdje i kada će se pojaviti koji kupac.

Katalozi dobavljača


Usklađivanje artikala ljekarne s Centralnim registrom

U opciji Registri -> Artikli omogućeno je usklađivanje podataka o artiklima u ljekarni s Centralnim registrom.
Podaci se, osim za magistralne pripravke, mogu uskladiti za sve ili samo za odabrane artikle. Usklađuju se samo povezani artikli.


Podaci koji se mogu usklađivati su:

Za svaki od ovih podataka korisnik može izbrati da li se usklađuje ili ne.

Naziv artikla
Ako se usklađuje naziv artikla program će zapamtiti stari naziv tj. naziv koji je bio u Eskulapu do tog trenutka,
NAPOMENA: U opciji Receptura -> Blagajna artikl se može potražiti po starom imenu tako da se nakon upisa početnih slova naziva istovremeno pritisne na tipkovnici tipke CTRL i S.

U opciji Centralni registar -> Povijest usklađivanja podataka u tabličnom pregledu usporedno su prikazani stari i novi naziv artikala i vrijeme zadnjeg usklađivanja. U pojedinačno pregledu kronološki su prikazna od najnovijeg do najstarijeg sva usklađivanja za odabrani artikl i svi podaci koje su se u tom usklađivanju promijenjeni.

ATK šifra
ATK šifra bit će usklađena samo ako je šifra na aktivnoj listi lijekova. kod usklađivanja ATK šifre automatski će biti upisana Cijena HZZO i Iznos nadoplate prema važećoj listi lijekova. Režim izdavanja, tj. oznaka da li se taj lijek može izdavati na recept ili ne, kao i tarifa PDV-a neće biti mijenjana.

ISO šifra
Kod usklađivanja ISO šifre automatski se usklađuje i šifra obloge za ranu.

Barkod
Barkod se usklađuje s barkodom upisanim na Centralnom registru.

Proizvođač
Ako se izabere usklađivanje proizvođača s Centralnim registrom prvo će svi podaci u Registru proizvođača bit zamijenjeni s podacima s Centralnog registra, a onda će se uskladiti proizvođači pojedinih artikala.

Preferirani dobavljači
Preferirani dobavljači bit će usklađeni samo za dobavljače koji su za tu ljekarnu povezani na Centralnom registru.

Tarifa PDV-a
Ako se izabere ova opcija prvo se provjerava da li postoje sve tarife PDV-a kao na Centralnom registru.
Artiklima koji mijenjaju tarifu preračunava se maloprodajna vrijednost tako da se zadržava stara nabavna cijena i stari postotak marže na koje se dodaje novoizračunani PDV.
Za artikle koji prilikom usklađiivanja mijenjaju tarifu PDV-a automatski se generiraju nivelacije cijena.

Postupak usklađivanja:

1. U opciji Registri -> Artikli označite artikle koje želite uskladiti. Ako želite uskladiti podatke za sve artikle ne morate ništa označiti.

2. Pritisnite na gumb "Centralni registar" i u prikazanom prozoru označite koje podatke želite uskladiti



3. Pritisnite na gumb "U redu " i čekajte da uskađivanje podataka zavriši. Usklađivanje podataka može trajati nekoliko minuta.

Povijest usklađivanja artikala s Centralnim registrom

Povijest usklađivanja podataka artikala ljekarne s Centralnim registrom možete vidjeti u opciji Centralni registar -> Povijest usklađivanja artikala s Centralnim registrom. U navedenoj opciji vidljiv je Trenutni naziv artikla, Stari naziv artikla te vrijeme zadnje promjene.

Ulaskom u pojedinačni prikaz željenog artikla prikazan je detaljan opis promjena podataka artikala

 

Izvješća o nabavi i prodaji robe

Sva izvješća o nabavi i prodaji robe postoje u tri varijante:

•  financijska izvješća za zadani period
•  materijalna izvješća za zadani period
•  financijska izvješća po mjesecima


Za svako izvješće o nabavi robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku.

Izvješća o nabavi robe s analitikom / podanalitikom su:

•  Nabava po dobavljačima / ljekarnama
•  Nabava po ljekarnama / dobavljačima
•  Nabava po proizvođačima / ljekarnama
•  Nabva po proizvođačima / dobavljačima

Za svako izvješće o prodaji robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku.

Izvješća o prodaji robe s analitikom / podanalitikom su:

•  Prodaja po ljekarnama / sredstvima plaćanja
•  Prodaja po proizvođačima / ljekarnama

Za svako izvješće o prodaji robe osim osnovne analitike moguće je prikazati i podanalitiku



ili filter po željenom podatku, npr. ljekarni ili dobavljaču, proizvođaču...

Osim izvješća o nabavi i prodaji robe, za zadani period moguće je generirati izvješće o prihodima prema Excel tablici koju je definirala uprava.
Izvješće sadrži podatke o prihodima, za svaku ljekarnu i ukupno, od prodaje za gotovinu (i surogate gotovine), udio razlike u cijeni kod prodaje za gotovinu (apsolutni i postotni), prihod od veleprodaje, udio razlike u cijeni kod veleprodaje (apsolutni i postotni), prihod od HZZO-a, udio usluge u prihodu od HZZO (apsolutno i postotni), ukupan broj recepata u zadanom periodu te vrijednost zaliha po maloprodajnim cijenama na kraju zadanog perioda.

Izvješća nabave po ljekarnama / dobavljačima


Izvješća nabave po dobavljačima / ljekarnama

Izvješća nabave po proizvođačima / ljekarnama

Izvješća nabave po proizvođačima / dobavljačima

Izvješća prodaje po ljekarnama / sredstvima plaćanja

Izvješća prodaje po proizvođačima / ljekarnama

Praćenje zaliha po ljekarnama

Iz programa Centrani Registar vidljive su baze replicirane iz ljekarni te je moguć uvid u trenutno stanje zaliha za svaku ljekarnu.
U stanju zaliha prikazana je i struktura (nabavna vrijednost, ukalkulirana marža, ukalkulirani PDV i maloprodajna vrijednost) razvrstana po tarifnim skupinama PDV-a.

 

Pregled robe bez izlaza po ljekarnama

U izvještaju "Pregled robe bez izlaza za zadani period po ljekarnama" možete vidjeti koji artikli nisu imali izlaze u odabranom vremenskom periodu.


Centralno naručivanje

Centralno naručivanje odnosi se na dobavljače koji podržavaju internetsko naručivanje (trenutno Medika, Medical Intertrade, Oktal Pharma, Phoenix Farmacija i Belupo). Svakom od tih dobavljača, sukladno poslovnoj politici, određuje se minimalna mjesečna kvota za narudžbu i prioritet njenog ispunjenja.

Prilikom slanja narudžbe, program najprije gleda koji je dobavljač najviši po prioritetu i koliko je od njega naručeno robe u tekućem mjesecu. Ako je od dobavljača najvišeg po prioritetu u tekućem mjesecu naručeno robe manje od minimalne mjesečne kvote, narudžba se upućuje njemu. Eventualne defekture se automatski šalju sljedećem dobavljaču na listi prioriteta. Defekture od drugog dobavljača na listi prioriteta šalju se trećem, i tako sve do posljednjeg dobavljača.

Ako je za dobavljača najvišeg po prioritetu već ispunjena minimalna mjesečna kvota, narudžba se šalje sljedećem dobavljaču.

Za sada putem centralne narudžbe internetom se mogu ispostaviti narudžbe prema sljedećim dobavljačima:

Izrada narudžbe prema Centralnom registru započinje u ljekarni, u programu EskulapWin na način da se svi artikli stave u jednu skupnu narudžbenici prema dobavljaču "Centralni registar" te pošalju preko interneta kao što bi to napravili prema bilo kojem drugom dobavljaču.

Nakon što ljekarne pošalju narudžbenice iz ljekarničkog programa one su vidljive u programu CentralRegistry u opciji Narudžbe -> Narudžbe iz ljekarni - pojedinačno.

Kad stignu sve narudžbe ljekarni izrađuje se skupna narudžba u opciji Narudžbe -> Narudžbe iz ljekarni - skupno odabirom opcije "Učitaj" u dnu ekrana. Na novoprikazanom ekranu potrebno je odabrati narudžbe ljekarni koje želite prenjeti u novu skupnu narudžbu, a zatim odabrati "U redu".

Program stvara novu skupnu narudžbenicu za odabrane ljekarne u opciji Narudžbe -> Narudžbe iz ljekarni - skupno.
U pregledu analitike prikazani su nazivi artikla na centralnom registru i nazivi iz ljekarne


Narudžbe koje se u Centralnome registru zaprime iz ljekarni prije slanja dobavljačima se obrade na način da se ljekarnama osigura ispravna isporuka robe tj. isporuka onih artikala u količinama koje je ljekarna poslala u narudžbi.
Da bi se ovo osiguralo mora se zadovoljiti nekoliko uvjeta:

a) Ispravna povezanost šifre artikla u ljekarni i šifre artikla na Centralnome registru (ne smije se dogoditi da je npr. Andol 100 (artikl u ljekarni) povezan u Centralnome registru s npr. Nuk četkom za bočicu jer će u ljekarnu stići Nuk četka, a ne Andol 100). Prije slanja narudžbe provjeravaju se sve veze između ljekarne i Centralnog registra kako bi se umanjila mogućnost pogreške.

b) Ispravna povezanost šifre artikla u Centralnome registru i šifre artikla kod dobavljača (u protivnome se može dogoditi isto kao u prethodnome slučaju). Ovaj dio je problematičan za kontrolu obzirom je ova veza između artikala vidljiva u zasebnom dijelu programa-uvode se novi načini autokontrole. Nove šifre se uparuju ručno (preciznije), a prvo uparivanje je napravljeno automatski te je do sada detektirano oko 60 pogrešno povezanih artikala (i ispravljeno).

c) Ispravno poslana količina (kod razbrojanih šifri) kako bismo znali da li naručujemo originalna pakiranja ili pojedinačne artikle (primjer: GAZE-može se naručiti 1 gaza ili orig.pakiranje od npr 8 gaza).

d) Jasno otvorena šifra artikla u ljekarni (vrijedi za stare šifre artikala) što podrazumijeva točan i potpun naziv artikla koji se naručuje kako bi se šifra koja eventualno nije uparena s Centralnim registrom mogla upariti bez dodatnog kontakta s ljekarnama (primjer: KATETER URINSKI NELATON CH16-nedostaje podatak o dužini katetera i materijalu (silikon ili lateks))

e) Šifra artikla mora biti dodijeljena ispravnome primarnome dobavljaču tj. svaki artikl ima svog primarnog dobavljača i centralna nabava će ga prvo pokušati naručiti od primarnog dobavljača, a u slučaju defekture od idućeg dobavljača koji taj isti artikl ima raspolaloživ za naručivanje, a sukladno potpisanim ugovorima o nabavi. Ovaj podatak se dodijeljuje centralno i neovisan je o ljekarni tj. centralno se donosi odluka od koga će se naručiti
pojedini asortiman (ovisno o potpisanim ugovorima)

Povezivanje artikala (crveno označenih) izvodi se odabirom opcije "Poveži",a odabir dobavljača na način da označite željene artikle te odaberete jednu od opcija - Medika (F5), Medical (F6), Oktal (F7), Phoenix (F8), Ostali (F9).
Dodatne provjere i opcije koje možete koristiti u pripremi skupne narudžbe su:

Nakon provjere svih artikala i parametara za naručivanje označite sve artikle koje želite isporučiti putem internet narudžbenice, a zatim odaberite opciju "Knjiži".
Prije stvaranja narudžbenica prema dobavljačima program će prikazati "Rekapitulaciju po dobavljačima" u kojoj je potrebno odabrati za koje dobavljače želite stvoriti narudžbenicu.

U opciji Narudžbe -> Narudžbe prema dobavljačima za odabrane dobavljače program će stvoriti i automatski poslati narudžbe.

Provjeru naručenih količina možete provjeriti odabirom opcije "Osvježi prikaz" u analitici skupne narudžbe (na ekranu gore desno) ili odabirom opcije Defekture koja služi za provjeru i ponovno učitavanje potvrđenih količina i defektura iz poslanih narudžbenica. Da bi se defekture učitale potrebno odabrati opciju "Osvježi prikaz".

Ako iz nekog razloga slanje narudžbe nije uspjelo potrebno je u pojedinačnom prikazu svake narudžbe označiti sve artikle te odabirom opcije "Internet" pokušati ponovno slanje.
Nakon uspješno poslane narudžbe i dobivenih odgovora o isporučenim količinama dobavljača (provjera u skupnoj narudžbi) potrebno je proknjižiti sve dokumente vezane za narudžbu (Narudžbe iz ljekarni skupno, Narudžbe iz ljekarni pojedinačno)

Tek nakon proknjiženih narudžbi obavijestite ljekarne (ili se dogovorite s ljekarnama nakon koliko da provjere status ) da učitaju potvrđene količine narudžbe.
Učitavanje statusa narudžbe u programu EskulapWin se izvršava ulaskom u pojedinačni prikaz narudžbenice ili ako se već nalazite u pojedinačnom prikazu tada odabirom opcije "Status u CR".

Plavo označeni artikli u pojedinačnom prikazu narudžbenice su artikli dodani na strani Centralnog registra (akcija, popunjavanje narudžbe zbog rabata...)

PREDNARUDŽBA

Poslovni proces:

1. Na strani Centralnog registra za pojedninu ljekarnu moguće je definirati Prednarudžbenicu s artiklima koji će biti dodani na Narudžbenicu
2. Prednarudžbenica se definira u opciji Narudžbe -> Prednarudžbe ljekarni
3. Kod definiranja artikala tekst upisan u stupcu Napomena u ljekarni će biti vidljiv kao stupac Napomena,
2. Ljekarna ispostavlja Narudžbenicu na Centralni registar
3. Na ispostavljenu Narudžbenicu prije prebacivanja u skupnu narudžbenicu dodaju se artikli s Prednarudže
4. Artikli se dodaju u opciji Narudžbe -> Prednarudžbe ljekarni
5. Preduvjet za dodavanje artikala u Narudžbenicu je da je Prednarudžba proknjižena
6. Pozicionirajte se na Prednarudžbu koju želite dodati i klikite na gumb "Narudžbenica" u donjem desnom uglu
6. Prikazat će se neproknjižene Naružbenice za tu ljekarnu poslagane od najnovije do najstarije
7. Izaberite narudžbenicu na koju želite dodati artikle iz odabrane Prednarudžbe i kliknite na gumb "U redu"
8. Daljni postupak s Narudžbenicom je identičan onome kad Narudžbenica dolazi iz ljekarne
9. Kod učitavanja odgovora u ljekarni, artikli koji su dodani na Centralnom registru iz Prednarudžbe bit će označeni plavom bojom

U programu Centralni registar

1. Otvaranje Prednarudžbe na strani Centralnog registra u opciji Narudžbe -> Prednarudžbe ljekarni

1.1 U alatnoj traci kliknite na gumb Novi




1.2 Potvrdite (ponuđen je sljedeći broj) ili upišite broj Prednadudžbe, datum i ljekarnu



1.3 U tablici upišite artikle i količine koje želite naručiti te napomenu koja će biti vidljiva u ljekarni u stupcu Napomena
Kod izbora artikala možete označiti više artikala odjednom






2. U Eskulap-u se formira Narudžbenica i pošalje na Centralni registar




3. Na Centralnom registru dodaje se artikli iz Prednarudžbe u Narudžbenicu

3.1 U opciji Narudžbe -> Prednarudžbe pozicionirajte se na Prednaružbu koju želite dodati
3.2 Prednarudžba mora imati status Proknjižena
3.3 Kliknite na gumb "Narudžbenica"




3.4 Izaberite Narudžbenicu iz ljekarne na koju želite dodati artikle i kliknite na gumb "U redu"



3.5 Pojavit će se poruka da je Prednarudžba dodana u narudžbenicu, a u stupcu Narudžbenica pojavit će se broj narudžbenice na koju su artikli dodani



U programu EskulapWin

4. Učitavanje odgovora u Eskulapu

4.1 Artikli dodani iz prednarudžbe bit će prikazani plavom bojom
4.2 U stupcu Napomena prikazat će se napomene iz supca Napomena u Prednarudžbi


Pregled dokumenata ljekarni


 

RAD S MEĐUSKLADIŠNICAMA PREKO CENTRALNOG REGISTRA U PROGRAMU ESKULAWIN

Međuskladišnica roba je dokument (postupak) koji se koristi u slučaju prebacivanja robe iz jedne ljekarne u drugu (unutar ustanove). U tom slučaju ljekarna iz koje roba izlazi radi međuskladišnicu-izlaz, a ljekarna u koju roba ulazi koristi međuskladišnicu-ulaz.

Da bi mogli prebacivati robu između ljekarni unutar ustanove potrebno je u registru ljekarni definirati ljekarne ustanove ili povezati postojeće sa šifrarnikom ljekarni na Centralnom registru.

Unos međuskladišnice s Centralnog registra

Da bi unijeli novu međuskladišnicu robe s Centralnog registra potrebno je:

Slanje međuskladišnice na Centralni registar

Da bi poslali međuskladišnicu robe na Centralni registar potrebno je:

NAPOMENA: Prilikom unosa artikala kojima se vodi rok trajanja program će automatski staviti najraniji rok te isti učitati u drugu ljekarnu. Rok trajanja možete mijenjati prilikom izlaza ili ulaza artikala preko međuskladišnice u pojedinačnom prikazu klikom na gumb "Rokovi trajanja". Novo nastala međuskladišnica imat će status neproknjiženog dokumenta. Neproknjižena međuskladišnica nije evidentirana niti u jednoj evidenciji i može se obrisati ili mijenjati prije proknjižavanja. Međuskladišnicu je nakon unosa potrebno proknjižiti.

DEFINIRANJE PRODAJNE AKCIJE

Definiranje prodajnih akcija na strani Centralnog registra izvodite u opciji Izvješća -> Definiranje prodajne akcije odabirom opcije "Novi".
Za definiranje nove prodajne akcije potrebno je upisati sljedeće:

Nakon upisa osnovnih podataka akcije, odabirom opcije "Ljekarne" potrebno je "rasporediti" iznose akcija po ljekarnama. Spremanje akcija izvodi se odabirom opcije "Izlaz", a zatim knjiženjem.

Akcije se nakon knjiženja mogu učitati u ljekarničkim jedinicama u opciji Dokumenti -> Narudžbe -> Iz akcija odabirom opcije "Nove akcije". U novoučitanoj akciji vidljivi su osnovni podaci, a to su na kojeg se dobavljača odnosi akcija, opis akcije, dani vezivanja, trajanje akcije, ukupan iznos potreban za ostvarenje akcije te već ostvareni tj. naručeni iznos u vrijeme trajanja akcije.

U pojedinačnom prikazu akcija osim gore navedenih osnovnih podataka ovdje su vidljivi i artikli na koje se odnosi prodajna akcija. Upisom količina za naručiti automatski se osvježava polje "Razlika" u kojoj je u svakom trenutku vidljiv ukupan iznos preostao za narudžbu. Nakon upisa željenih količina te odabirom opcije "Naruči" možete odabrati želite li artikle dodati na listu za narudžbi ili direktno stvoriti narudžbenicu prema dobavljaču.

Nakon unosa primke (s datumom računa unutar kojeg traje akcija) u pojedinačnom prikazu opcije iz akcija moguće je vidjeti "Naručeni iznos" te razliku tj. ostatak potreban za ostvarenje prodajne akcije.

Unos primke:

Ostvarenje akcije:

Postupak naručivanja potrebno je ponavljati sve do kraja trajanja akcije dok iznos "Naručeno" ne bude isti kao i iznos "Ukupno", tj. kada "Razlika" bude 0,00.

Ostvarenje prodajne akcije

Ostvarenje prodajne akcije možete vidjeti u opciji Izvješća -> Ostvarenje prodajne akcije


DEFINICIJA POPUSTA U PERIODU

Kod definicije popusta u periodu moguće je za zadani period, izabrane artikle i određene ljekarne definirati postotke popusta.
Nova definicija otvara se klikom na ikonu "Novi" u alatnoj traci u tabličnom pregledu.

Definicije se unose na strani Centralnog registra u pojedinačnom pregledu opcije "Izvješća -> Definiranje popusta za period":


Ljekarne na koje se odnose definirani popusti određuju se u pregledu Ljekarne:

Ako se želi omogućiti popust svim ljekarnama treba kliknuti na gumb "Označi sve". Ako se želi onemogućiti popust svim ljekarnama (inicijalno stanje) treba kliknuti na gumb "Odznači sve". Pojedina ljekana može se "uključiti" ili "isključiti" klikom na Dozvoli.

Nakon što se definira period, artikli s pripadajućim popustima i ljekarne, definiciju popusta treba proknjižiti klikom na ikonu "Knjiži" u tabličnom pregledu da bi popusti bili "vidljivi" ljekarnama.

Učitavanje popusta u periodu

U programu za ljekarnu u opciji Cjenik -> Popusti u periodu klikom na gumb "Učitavanje iz centralnog registra" učitavaju se popusti u periodu koji se odnose na tu ljekarnu.




Ljekarna može vidjeti na koje artikle se popusti odnose, u kom periodu i koliki je postotak popusta:


Kod izdavanja artikala u blagajni program će automatski obračunati popust iz navedene definicije (ako je popust važeći na taj dan).


Ako je ljekarna sama definirala popust za isti artikl (u opciji Cjenik -> Definicija popusta) program će obračunati popust koji je povoljniji za kupca , ali neće odobriti kumulativni popust.

Pregled ostvarenog popusta u periodu

Pregled ostvarenih popusta po ljekarnama vidljiv je u programu CentralRegistry u opciji Izvješća -> Popusti po ljekarnama:


INTERNA RAZMJENA

Interna razmjena služi za međusobnu razmjenu artikala ljekarni unutar ustanove. Svaka ljekarna na internu razmjenu stavlja artikle kojih se želi rješiti (kratak rok, bez izlaza...) dok isto tako bilo koja druga ljekarna može zatražiti taj artikl. Na primjer ljekarna Zagreb na internu razmjenu stavlja artikl koji ne izlazi često, a ima kratak rok trajanja dok ljekarna Dubrovnik ima potrebu za tim artiklom.
U tome slučaju ljekarna Dubrovnik šalje zahtjev za artiklom koji ljekarna Zagreb odobrava te automatski šalje međuskladišnicom u ljekarnu Dubrovnik.

Interna razmjena provjerava narudžbenice prema dobavljaču te u slučaju da artikl koji želite naručiti postoji na internoj razmjeni prikazuje poruku. Ljekarna može odabrati želii li nastaviti sa slanjem narudžbe ili preuzeti artikl s interne razmjene.

Artikli koji su na internu razmjenu stavljeni u Vašoj ljekarni naziv ljekarne označen je sivom bojom kako biste ih lakše raspoznali od drugih ljekarni.

Da bi zaprimali poruke zahtjeva drugih ljekarni potrebno je aktivirati parametre "pozadinskih procesa". Parametri "pozadinskih procesa" aktiviraju se na računalu na kojem želite vidjeti poruke zahtjeva. Parametri se aktiviraju u opciji Sistem -> Opcije i parametri -> Pozadinski procesi upisom broja minuta za pokretanje procesa, uključivanjem opcije "Primaj poruke s Centralnog registra" te odabirom opcije "Spremi"

 

Ponuda artikala za razmjenu

Ponuda artikala na listu za razmjenu postavlja se pojedinačno ili skupno u sljedećim opcijama:


Skupno se također može dodati i u opciji Izvještaji -> Stanje zaliha Roba - Bez obrtaja odabirom artikala te klikom na opciju "Interna razmjena"

NAPOMENA: Skupni način postavljanja artikala na internu razmjenu stavlja trenutno stanje zaliha odabranih artikala te na sve artikle stavlja isti komentar dok kod pojedinačnog načina upisujete količinu koju želite i pojedinačni komentar za svaki artikl posebno. Količine i komentari mogu se naknadno promjeniti u opciji Centralni registar -> Interna razmjena artikala - Za razmjenu pozicioniranjem na željeni artikl te odabirom opcije "Promjeni"

Potražnja artikala

Potražnja artikala izvodi se u opciji Centralni registar -> Interna razmjena artikala - Za razmjenu pozicioniranjem na željeni artikl, odabirom opcije "Zahtjev", a zatim u novootvorenom prozoru upisom željene količine i napomene. Količina odabranog artikla biti će rezervirana u ljekarni od koje ste zatražili dok preostala količina (ako postoji) ostaje na raspolaganju drugim ljekarnama.

Status zahtjeva koje potražujete od drugih ljekarni možete vidjeti u opciji Centralni registar -> Interna razmjena artikala - Zatraženo od drugih



Status "Zahtjev" zelene je boje sve dok druga ljekarna (od koje ste zatražili artikl) ne napravi odobrenje. Nakon odobrenja status se označava plavom bojom te mijenja naziv u "Odobreno"

Odobravanje i slanje artikala

Ako neka ljekarna od Vas zatraži artikl koji ste stavili na internu razmjenu u programu EskulapWin pojavit će se obavijest "Imate zahtjev za internom razmjenom." Poruka će se periodično ponavljati tri puta zaredom svakih nekoliko minuta (ovisno o parametru koji ste postavili u opciji Sistem -> Opcije i parametri -> Pozadinski procesi) sve dok ne odobrite željeni zahtjev.


Odobrenje zahtjeva izvodi se u opciji Centralni registar -> Interna razmjena artikala - Odobreno drugima pozicioniranjem na željeni zahtjev te odabirom opcije "Odobri"

 

Nakon odobrenja status zahtjeva prikazuje "Odobreno" u lokalnoj ljekarni kao i u ljekarni koja je zatražila artikl. Odobreni zahtjev možete pretvoriti u novu međuskladišnicu te poslati u ljekarnu na način da ga označite, a zatim kliknete na opciju "Međuskladišnica".
Odbijanje zahtjeva izvodi se u istoj opciji pozicioniranjem na željeni zahtjev te odabirom opcije "Odbij".

Provjera artikala s interne razmjene u trenutku slanje narudžbe

U trenutku slanja narudžbe prema dobavljaču program provjerava postoje li artikli koje želite naručiti na internoj razmjeni.
Ako postoje program će u novom prozoru prikazati sljedeće:


Ljekarna u tome trenutku može naručiti artikl s interne razmjene ili nastaviti sa slanjem narudžbenice prema dobavljaču.
Odabirom opcije "Odustani" nastavlja se slanja svih artikala prema dobavljaču bez obzira što neki postoje na internoj razmjeni, a odabirom opcije "Interna razmjena" šalje se zahtjev za razmjenu.

Kod preuzimanja artikala s interne razmjene možete zatražiti samo neke ili sve artikle.
Ako želite preuzeti samo neke artikle s interne razmjene označite artikle koje želite preuzeti i kliknite na "Interna razmjena".
Ako želite preuzeti sve artikle s interne razmjene samo klinite na "Interna razmjena".
Ako ne želite preuzeti niti jedan artikl s interne razmjene kliknite na "Odustani".

U nastavku prikazujemo nekoliko primjera slanja narudžbenice iz ljekarne Dubrovnik na kojoj postoje artikli koje su ljekarna Split i ljekarna Zagreb ponudile na internoj razmjeni.

Primjer 1 - Na internoj razmjeni željenog artikla ima jedan više nego što je potražnja na narudžbenici

Za artikl Amlopin tbl 60 x 5mg ljekarna Dubrovnik potražuje 3 komada, a ljekarna Split na internoj razmjeni nudi 4 komada.
Odabirom navedenog artikla te klikom na "Interna razmjena" program će automatski:

Primjer 2 - Na internoj razmjeni željenog artikla ima dva manje nego što je potražnja na narudžbenici

Za artikl Byol film tbl 30 x 5 ljekarna Dubrovnik potražuje 5 komada, a ljekarna Split na internoj razmjeni nudi 3 komada.
Odabirom navedenog artikla te klikom na "Interna razmjena" program će automatski:

Primjer 3 - Na internoj razmjeni željenog artikla ima jednaka količina kao što je potražnja na narudžbenici

Za treći artikl Caprez tbl 30 x 10 ljekarna Dubrovnik potražuje 2 komada, a ljekarna Split na internoj razmjeni nudi 2 komada.
Odabirom navedenog artikla te klikom na "Interna razmjena" program će automatski:

Primjer 4 - Na internoj razmjeni željenog artikla ima dovoljna količina kao što je potražnja na narudžbenici ali u dvije različite ljekarne

Za artikl Diprogenta krema 15g ljekarna Dubrovnik potražuje 3 komada, a ljekarna Split i ljekarna Zagreb na internoj razmjeni nude 2 komada.
Pozicioniranjem na artikl Diprogenta te klikom na "Naručiti" ( ili desnim klikom miša na stupac naručeno u retku Diprogente ) otvara se mogućnost promjene količine za narudžbu. Upišite željenu količinu te potvrdite odabirom tipke ENTER.
Pošto u ovom primjeru ljekarna ima potražnju od 3 komada, upisali smo 2 komada od ljekarne Split i 1 komad od ljekarne Zagreb.
Odabirom navedenog artikla te klikom na "Interna razmjena" program će automatski:


NAPOMENA:
Ako ne odaberete niti jedan artikl klikom na opciju "Interna razmjena" program šalje zahtjeve za razmjenom za sve prikazane artikle u dostupnim količinama, a ostatak ostavlja na narudžbenici prema dobavljaču.
Klikom na opciju "Odustani" nastavlja se slanja svih artikala prema dobavljaču bez obzira što neki postoje na internoj razmjeni.

Video primjer:

 

KARTICE VJERNOSTI

U marketingu općenito kartica vjernosti, lojalna kartica, kartica bodova ili klub kartica je plastična ili papirnata kartica, vizualno sličana kreditnoj ili debitnoj kartice, koja identificira vlasnika kartice kao člana u program lojalnosti. Kartice vjernosti su sustav od modela poslovne vjernosti . U Velikoj Britaniji se obično naziva kartice lojalnosti, u Kanadi nagrade kartice ili kartica bodova, te u Sjedinjenim Američkim Državama ili popust kartice, klub kartica ili nagrade kartice. Kartice obično imaju barkod koji se lako može skenirani.

Uz predočenje kartice, kupac obično ima pravo na bilo popusta na trenutnu kupnju, ili dodjela bodova koji se mogu koristiti za buduće kupnje. Dakle, kartica je vidljiva sredstvo provedbe vrstu ono što ekonomisti nazivaju dvodijelni tarifu.

Podešavanje kartica vjernosti

  1. Pravila stjecanja bodova
    - u programu CentralRegistry u opciji Kartica vjernosti -> Pravila stjecanja bodova postavlja se izračun za skupljanje bodova na kartici vjernosti kupaca. Izračun bodova radi na način da u prvo polje "Za kupljenih" upišete iznos kuna (potrebnih za skupljanje bodova), a u drugo polje "Bodova" iznos bodova koliko kupac dobiva.
    Bodovi se ostvaruju i plaćanjem učešća za lijekove s dopunske liste te ovisno o postavljenoj opciji i za svaki izdani recept.

    NAPOMENA: Ako postavite da za kupljenih 50 kuna kupac dobiva 1 bod, a ukupan iznos računa iznosi 65,00kn tada će kupac dobiti 1 bod, a ostatak od 15,00kn prenjet će se na na drugu transakciju.




  2. Pravila korištenja bodova
    - u programu CentralRegistry u opciji Kartica vjernosti -> Pravila korištenja bodova postavljaju se pravila po kojima će kupac iskoristiti svoje skupljene bodove za određeni popust na računu. Novo pravilo dodajete odabirom opcije "Novi", a zatim popunjavanjem sljedećih podataka:
    Pravilo: ovdje upišite naziv pravila (slobodan tekst)
    Stalni popust:
    upis iznosa stalnog popusta na artikle iz popisa kartice vjernosti bez obzira na bodove
    Popust (bodovi) %:
    u prvo polje upišete iznos popusta, a u drugo polje broj bodova koliko je potrebno za ostvarenje navedenog popusta





  3. Unos kartice vjernosti
    - kartice vjernosti kupaca možete upisati u ljekarni (program EskulapWin) ili na Centralnom registru (program CentralRegistry)

Rad s karticom vjernosti

Prije početka rada s karticama vjernosti u EskulapWin-u potrebno je definirati artikle na koje se odnosi popust. Definiranje artikala izvodi se u opciji Cjenik -> Definicija popusta na način da odaberete artikle kojima želite omogućiti popust za karticu vjernosti, a zatim kliknete na gumb "Popust za karticu vjernosti" te omogućite popust.



U programu EskulapWin u trenutku naplate računa na blagajni potrebno je "dohvatiti" podatke za karticu vjernosti kupca. Dohvat


Izvještaji po kartici vjernosti

Izvještaje po kartici vjernosti možete pregledavati u ljekarni (program EskulapWin) ili na Centralnom registru (program CentralRegistry)

 

FOKUS GRUPE

Fokus grupe koriste se za ciljano izdavanje artikala unutar ljekarničke ustanove iz prethodno određene grupe artikala prikazano po prioritetu izdavanja.

U programu Centralni registar

1. Fokus grupre definiraju se u opciji Registri -> Fokus grupe. U tabličnom pregledu vide se do tada definirane fokus grupe. Nova grupa otvara se klikom na gumb "Novi" u alatnoj traci. Postojeće grupe se ažuriraju klikom na gumb "Promijeni" u alatnoj traci (ili klikom na tab Pojedinačno).




2. U prikazanom pojedinačnom pregledu upišite naziv fokus grupe. Nakon toga u tablicu dodajte artikle koji pripadaju u tu fokus grupu. Artikli u fokus grupi se dijele na nefokusirane (imaju prioritet nula) i fokusirane (imaju prioritet veći od nula)




NAPOMENA: Artikli se u fokus grupu mogu dodati pojedinačno ili skupno. Upišite nekoliko slova naziva artikla i pritisnite enter. U prikazanom prozoru označite jedan ili više artikala koje želite dodati u fokus grupu. Nakon toga fokusiranim artiklima upišite prioritete. Fokusrani artikli će na blagajni biti prikazani redoslijedom po prioritetu. Time je definiranje fokus grupe završeno.



U programu EskulapWin

1. Na jednom računalu u ljekarni, u opciji Sistem -> Opcije i parametri - Centralni registar postavite parametar "Ažuriraj fokus grupe artikala prilikom ulaska u program".
Na taj način će se u ljekarni kod palenja tog računala automatski učitati sve promjene koje su napravljene na fokus grupama u centralnom registru.




2. Kod izdavanja artikla na blagajni, ako se za prodaju izabere nefokusirani artikl, program će automatski prikazati sve fokusirane artikle u toj fokus grupi, poslagane po prioritetu.

NAPOMENA: Kako bi smanjili popis fokusiranih artikala na blagajni (pošto u fokus grupi može biti više artikala), na blagajni će se prikazati samo "podgrupe" artikala

3. Ako se izabere fokusirani artikli iz neke od fokus grupa u blagajni neće ništa biti prikazano.

Ostalo


 


Ed Borel d.o.o. CMP Savica Šanci 131, 10000 ZAGREB
tel: (+385 1) 24 09 070, tel: (+385 1) 24 06 083, fax: (+385 1) 24 06 082