Inventura roba

Inventura roba je postupak kojim se utvrđuje stvarno stanje zaliha robe i magistralnih pripravaka. Inventura roba nije uvjetovana istovremenom inventurom repromaterijala.

Sve operacije vezane za inventuru roba (štampanje popisne liste, unos stvarnog stanja, proknjižavanje…) izvode se u opciji “Dokumenti”->”Inventure”->”Roba”.

Štampanje popisne liste

1. Pokrenite opciju “Dokumenti”=>”Inventure”=>”Roba”.

2. Ako ne postoji neproknjižena inventura

- lijevom tipkom miša kliknite na gumb Novi

Ako postoji neproknjižena inventura, pozicionirajte se na neproknjiženu inventuru i:

- lijevom tipkom miša kliknite na karticu Pojedinačno ili

- dvaput brzo kliknite lijevom tipkom miša na neproknjiženu inventuru ili

- pritisnite tipku <Enter>

Popisna lista je tabela svih artikala ljekarne koja se koristi prilikom utvrđivanja stvarnog stanja i ima slijedeće kolone :

· Redni broj

· Naziv artikla/repromaterijala

· Tarifa

· Knjigovodstveno stanje

· Inventurno (stvarno) stanje

· Broj jedinica mjere

· Cijena

· Iznos

Ovisno o Vašem odabiru na popisnoj listi može biti kolona Knjigovodstveno stanje

3. Lijevom tipkom miša kliknite na gumb Inv. lista ili istovremeno pritisnite tipke <Alt> i "n"

4. U ponuđenom izborniku odaberite da li želite štampati:

- Sve artikle ili samo artikle čije je knjigovodstveno stanje različito od nule

Mišljenja smo da treba štampati sve artikle jer moguće je da knjigovodstveno stanje ne odgovara stvarnom te postoji mogućnost da sa popisne liste bude izostavljen artikl koji postoji u ljekarni.

- Knjigovodstveno stanje

Knjigovodstveno stanje na popisnoj listi može sugestivno utjecati na brojanje, ali i upozoriti na velike oscilacije u stanju zaliha.

VAŽNO: U knjigovodstvenom stanju bit će ispisane samo količine koje su u ljekarni (posudbe neće biti uračunate).

5. Lijevom tipkom miša kliknite na gumb Štampaj (vidi sliku dolje)

Nakon procesiranja podataka program će prikazati popisnu listu

6. Lijevom tipkom miša kliknite na gumb Print

Utvrđivanje stvarnog (inventurnog) stanja

Kod utvrđivanja stvarnog stanja posebnu pažnju treba obratiti na broj jedinica mjere. Artikli kojima je broj jedinica mjere veći od jedan broje se u jediničnim komadima, a ne u originalnim pakovanjima.

Unos stvarnog (inventurnog) stanja

Prije unosa stvarnog stanja potrebno je:

- proknjižiti izrade magistralnih pripravaka

- proknjižiti nivelacijske razlike roba

- proknjižiti primke roba

- proknjižiti račune

- proknjižiti međuskladišnice roba

- proknjižiti otpise roba

- fakturirati sve recepte, konvencije, sanitet i doznake

Ukoliko neke od ovih stavki nisu proknjižene, prilikom proknjižavanja inventure program će vas obavijestiti koje nisu, te ih je potrebno proknjižiti.

Popisom utvrđeno stvarno stanje potrebno je unijeti u računalo. Unos stvarnog stanja moguće je raditi na svim računalima istovremeno.

Klik lijevim gumbom miša na polje označeno na slici i upišite količinu i pritisnite <Enter>.

VAŽNO: Kod unosa stvarnog stanja unose se samo količine koje su u ljekarni. Artikli koji su na posudbama se NE UNOSE.

Izjednačavanje knjigovodstvenog i stvarnog (inventurnog) stanja

Ova opcija je zamišljena da olakša unos stvarnog stanja. Koristi se u slučaju kad stvarno stanje većine artikala odgovara knjigovodstvenom. Najprije se izjednači stvarno stanje s knjigovodstvenim. Nakon toga unosi se (korigira) stvarno stanje samo za artikle kojima stvarno stanje ne odgovara knjigovodstvenom.

Klik lijevim gumbom miša na Knj à invent. (vidi sliku ) ili istovremeno pritisnite tipke <Alt> i "k" i pojavljuje se dijalog potvrde. Klik lijevim gumbom miša na U redu i knjigovodstveno stanje je izjednačeno s inventurnim stanjem.

VAŽNO: Stvarno stanje nije moguće izjednačiti s knjigovodstvenim ako u koloni inventurnog stanja nisu sve nule. Ovo ograničenje postavljeno je zato da se izbjegne mogućnost gubitka prethodno unesenog stvarnog stanja.

Postavljanje stvarnog (inventurnog) stanja u nulu

Postavljanje stvarnog stanja u nulu za sve artikle u kolonu inventurnog stanja upisuje nulu. Postavljanjem stvarnog stanja u nulu poništava izjednačavanja stvarnog stanja s knjigovodstvenim.

Klik lijevim gumbom miša na Invent. à 0 ili istovremeno pritisnuti tipke <Alt> i "0"

Klik lijevim gumbom miša na U redu i inventurne vrijednosti su postavljene u 0.

Lista manjka i lista viška

Lista manjka i viška služe za kontrolu i brzo pronalaženje grešaka u unosu stvarnog stanja. Na njima se vide vrijednosna (financijska) odstupanja stvarnog stanja od knjigovodstvenog za svaki artikl čije stvarno stanje odstupa od knjigovodstvenog.

Klik lijevim gumbom miša na Lista manjka (vidi sliku) i prikazat će se lista manjka. Na listi manjka na prvom mjestu nalazi se artikl s najvećim manjkom po vrijednosti, na drugom mjestu je slijedeći itd.

Za pregledniji (veći) prikaz liste klik lijevim gumbom miša na strelicu, pozicionirajte se na 100% i klik lijevim gumbom miša. Za ispis na štampaču klik lijevim gumbom miša na Print.
Klik lijevim gumbom miša na Listu viška i prikazat će se lista viška. Na listi viška na prvom mjestu nalazi se artikl s najvećim viškom po vrijednosti, na drugom mjestu je slijedeći itd.

Proknjižavanje inventure

Proknjižavanje inventure roba izvodi se u opciji “Dokumenti”[”Inventure”[ ”Roba”.

Važno:

Proknjižavanje inventure roba vrši se SAMO NA JEDNOM RAČUNALU, a ostala računala moraju biti van programa Eskulap. Prije proknjižavanja inventure mora biti uneseno stvarno (inventurno) stanje.

Za označavanje - klik lijevim gumbom miša na neproknjiženu inventuru i klik lijevim gumbom miša na knjiži.

Prikazuje se dijalog potvrde (vidi sliku)

Klik lijevim gumbom miša na U redu i proknjižavanje počinje. Proknjižavanje inventure je dugotrajan postupak i nije gotov dok se ne pojavi obavijest na ekranu.

U jednom danu moguće je proknjižiti samo jednu inventuru.

Knjiženje inventure upisuje višak/manjak u knjigu popisa roba, upisuje korekcije na materijalne kartice artikala i u Knjigu narkotika.

Proknjižavanje inventure prvo utvrđuje stanje po knjizi popisa roba, zatim računa vrijednost zaliha robe iz unesenih podataka, toj vrijednosti doda vrijednost artikala na posudbama te utvrđuje višak odnosno manjak.

Primjer: Ljekarna je knjigovodstveno zadužena za 7 komada nekog artikla. Od tih 7, u ljekarni se po knjigovodstvenom stanju nalazi 5, a na posudbama 2. Prilikom brojanja ustanovljeno je da se u ljekarni nalaze 4 komada tog lijeka. U unosu stvarnog (inventurnog) stanja upisuje se 4. Prilikom proknjižavanja inventure program će zadužiti ljekarnu za 6 komada, 4 u ljekarni, a 2 na posudbama.

Ukoliko utvrđeni višak/manjak nije prihvatljiv, na pitanje Proknjižiti inventuru izabire se Odustani (lijevi klik miša). Klik lijevim gumbom na pojedinačno i prikazat će se pojedinačni prikaz te se vrše korekcije u unosu stvarnog stanja.

Za proknjižene inventure moguće je štampati dvije vrste izvještaja:

Izvještaj - roba

Izvještaj roba je prikaz stvarnog stanja pojedinih artikala (robe) utvrđen inventurom.

Rekapitulacija

Izvještaj roba po kalkulativnim elementima razvrstava svu robu po tarifnim grupama..

Za svaku tarifnu grupu prikazuje se maloprodajna vrijednost, postotak i iznos poreza, ukalkulirana marža, nabavna vrijednost, ukalkulirani rabat i fakturna vrijednost.